Documento de trabajo
Cómo funciona el sistema
Tres cosas: dónde viven los archivos, quién puede ver cada uno y cómo se da de alta un cliente.
Estado a día de hoy
Montado sobre un Microsoft 365 de pruebas
Todo lo que se describe abajo funciona ya, pero contra un entorno de desarrollo temporal. Pasar al Microsoft 365 de la asesoría no cambia el código: cambian cinco valores de configuración.
| Pieza | Hoy | En producción |
|---|---|---|
| Almacén de archivos | SharePoint de un tenant de desarrollo, temporal | SharePoint de la asesoría |
| Identidad ante Microsoft | Aplicación con certificado, 10 años | Igual, certificado propio |
| Permiso concedido | Sites.Selected sobre un único site | Igual |
| Usuarios y auditoría | PostgreSQL propio — no depende de Microsoft | Igual, con copias de seguridad |
| Documentos | Solo de prueba | Los reales, migrados si los hay |
Lo que hace falta de la asesoría
Microsoft 365 con SharePoint
Business Basic en adelante. Solo licencia para su personal, no para los clientes.
Media hora de su administrador
Crear el site, registrar la aplicación, subir el certificado y conceder el permiso.
Tres datos de vuelta
Id. de inquilino, id. de aplicación y dirección del site. Ninguno es secreto.
La idea de fondo
Los archivos no viven en la web
Viven en el SharePoint del Microsoft 365 ya contratado. La web es solo una puerta con cerradura: identifica a quien llama y le enseña lo que le corresponde —su carpeta al cliente, todas a la asesoría—. Microsoft pone el versionado, la papelera de 93 días y las copias de seguridad, sin que nadie tenga que instalar nada.
Dónde vive cada cosa
Tres piezas, una sola guarda documentos
Si desapareciera el servidor de la web no se perdería ni un archivo. Se pierde la puerta, que se vuelve a levantar.
Next.js
La web
- Páginas públicas
- Pantalla de acceso
- Explorador de documentos
No guarda ningún documento
PostgreSQL
La base de datos
- Quién es cada usuario
- Qué carpeta le corresponde
- Registro de cada acceso
No guarda ningún documento
SharePoint · Microsoft 365
El almacén
- Todos los archivos
- Versiones anteriores
- Papelera de 93 días
Aquí viven los documentos
Mapa de la web
Tres zonas, tres llaves distintas
Estructura en SharePoint
Una carpeta por cliente
El nombre lleva el NIF delante, para que dos empresas homónimas no se confundan. Regla única: lo que empieza por guion bajo no existe para el cliente.
Documentos/
└─ Clientes/
└─ B12345678 - Talleres Pérez SL/
├─ Entrada cliente/ el cliente sube aquí
├─ Impuestos/ solo lectura
├─ Nóminas/
├─ Contabilidad/
└─ _interno/ solo asesoríaLas crea el alta
Al dar de alta un cliente, el portal crea estas cinco carpetas en SharePoint.
El cliente no elige carpeta
Su ámbito sale de la sesión, no de la dirección que escribe.
Doble comprobación
Además se verifica que lo pedido cuelga de esa carpeta.
Todo queda registrado
Acceso, descarga, subida y denegación, con usuario y hora.
Quién hace qué
La misma puerta, dos llaves
Cliente · /portal
Entra con el correo y la contraseña que le da la asesoría. Sin cuenta de Microsoft.
- Ve solo su expediente
- Consulta y descarga cuando quiera
- Sube documentación sin usar el correo
Asesoría · /gestion
Trabaja íntegramente desde el navegador. No hay que instalar nada ni sincronizar carpetas: el panel da acceso a todos los expedientes.
- Entra a los archivos de cualquier cliente desde su ficha
- Sube, descarga, renombra y elimina
- Ve las carpetas _interno, invisibles para el cliente
Novedad · panel de gestión
Altas y accesos sin tocar la terminal
Ya no hace falta un comando para dar de alta a nadie. Todo se hace desde /gestion.
Alta de cliente
Ficha + carpetas en SharePoint + primer usuario, en un solo formulario.
Importar CSV
La cartera entera de golpe. Plantilla lista para Excel en español.
Contraseña automática
Se genera al alta, se enseña una vez y se copia al portapapeles.
Restablecer acceso
Contraseña nueva al momento; se limpian los intentos fallidos previos.
Bloquear y reactivar
Por usuario o por cliente entero, anotando el motivo.
Ficha editable
Nombre, contacto y notas. El NIF y la carpeta no se tocan nunca.
Novedad · archivos desde el panel
El expediente de cualquier cliente, sin salir de la web
Cada ficha lleva a un explorador con la carpeta completa de ese cliente, _interno incluido. Es la carpeta real de SharePoint: lo que se hace aquí queda hecho allí, con su versionado y su papelera.
Ver y navegar
Toda la carpeta del cliente, con las internas marcadas como tales.
Descargar
Igual que el cliente, pero sobre cualquier expediente.
Subir
Desde cualquier ordenador con navegador, dentro o fuera de la oficina.
Editar
Abre el documento en SharePoint; los de Office se editan en el navegador.
Renombrar y crear carpetas
Dentro del expediente. Mover entre clientes no se permite.
Eliminar
Solo la asesoría. Va a la papelera de SharePoint: 93 días para recuperarlo.
Seguridad
Las seis reglas que lo sostienen
Contraseñas cifradas
Argon2id. Ni la asesoría puede leer la de un cliente.
Cinco intentos
Cinco fallos en 15 minutos y la cuenta queda bloqueada.
Sesión de 8 horas
Una jornada. Después hay que volver a entrar.
Nadie cruza de expediente
La carpeta sale de la base de datos; el cliente, de la sesión.
/gestion no existe
Para quien no es de la asesoría responde 404, no «prohibido».
Auditoría completa
Login, descarga, subida, alta y bloqueo, con quién y cuándo.
Lo que falta
Que lo nuevo aparezca solo
Con trescientos clientes, nadie va a abrir trescientas carpetas cada mañana. Lo que queda por hacer va todo en la misma dirección.
Bandeja de entradas
Una sola pantalla con lo último que ha subido cualquier cliente.
Columnas «Cliente» y «Subido por»
Hoy SharePoint atribuye todo a la aplicación; el dato solo está en la base de datos.
Aviso a la asesoría
Correo con quién ha subido qué y enlace a la carpeta.
Aviso al cliente
Cuando le dejan documentación. Es lo que hace que entre.